Jeśli znasz książkę Getting Things Done, to na pewno znasz koncept, jak w ogóle zacząć. Chodzi o to, żeby na początku poświęcić czas i zrzucić wszystkie sprawy z naszej głowy i je gdzieś zapisać, oraz zająć się wszystkimi fizycznymi notatkami, rachunkami, dokumentami itp. David Allen, twórca tej metody, uważa że taki zrzut pamięci zajmuje cały dzień albo i dłużej.
Ja jednak chciałbym zaproponować coś nieco mniej wymagającego. A w dodatku takiego, co będziesz mógł wykorzystywać co jakiś czas, nie poświęcając zbyt dużo czasu ale zyskując wiele.
Proponuję, żebyś wygospodarował sobie dosłownie z 15 minut (lub nawet całego pomidora), wziął kartkę/notatnik i długopis, usiadł gdzieś wygodnie i… zaczął pisać.
Zapisuj wszystko co masz w głowie. Wszystkie zadania, wszystkie sprawy, przypomnienia, wydarzenia, rzeczy do kupienia. Dosłownie spróbuj przelać swój aktualny stan pamięci na kartkę. Na początku może być trochę trudno, bo nie wiadomo od czego zacząć, ale gwarantuję, że po chwili nabierzesz rozpędu i będziesz wpadał na jedną sprawę za drugą.
To zaskakujące jak wiele mieści się nam w głowie, ale też jak czasami trudno jest dotrzeć do tych ważnych spraw, co wymaga przekopania się przez rzeczy pilne lub, co gorsza, mało ważne. Ale po krótkiej sesji spisywania spraw możesz zobaczyć co jest tak naprawdę ważne w tej chwili i czym powinieneś się zająć. Możesz spojrzeć z dalszej perspektywy na to co masz na głowie i zapanować nad tym, zamiast łapać się za losowe zadanie które akurat Ci się przypomniało.
David Allen uważa, że taki zrzut pamięci powinien trwać długo żeby przelać na papier/do aplikacji wszystko co mamy w głowie. Wszystko. Na pewno jest to wartościowe, ale ileż to zachodu! To co ja proponuję to wersja mini tego konceptu, która nie tyle ma przenieść zawartość pamięci na trwalszy nośnik co pomóc zobaczyć co w tej chwili nas zajmuje i zapanować nad kolejnymi sprawami. Taka doraźna pomoc.
Mimo, że sam znam GTD od dobrych 5 lat i tyle samo zapisuję notatki w Evernote, korzystam z todolisty, kalendarza itp, to czasem czuję się przytłoczony liczbą rzeczy które chciałbym zrobić i nierzadko wpadam w paraliż decyzyjny – co powinienem zrobić teraz? Zająć się blogiem o produktywności czy pisać angielskie teksty na bloga technicznego? Skupić się na szukaniu własnej pracowni pod stolarstwo, czy kończyć program do selekcji zdjęć i przejrzeć w końcu zdjęcia z wycieczek z ostatnich lat? To tylko kilka z większych projektów które teraz zaprzątają mi głowę. Jeśli sobie nie zaplanuję co robić, nie wybiorę czegoś, to albo rozgrzebię każdy z nich albo wręcz zacznę prokrastynować i nie ruszę nic!
Dlatego od czasu do czasu, zwłaszcza w takich sytuacjach paraliżu decyzyjnego, siadam sobie z notatnikiem, biorę cienkopis i zaczynam zapisywać. Zrzut pamięci i spisanie spraw z głowy daje mi poczucie kontroli, bo nie muszę już wszystkiego pamiętać – wszystko jest na kartce. Po spisaniu spokojnie czytam co zapisałem i staram się wybrać to, nad czym chcę lub powinienem się skupić. Nad niektórymi sprawami się zamyślę i uznam, że to jest coś, czego nie chcę już robić. Podejmuję więc świadomą, przemyślaną decyzję, że z tego rezygnuję i mogę z czystym sumieniem o tym zapomnieć i skreślić tę pozycję z mojej listy. Zawsze jest więcej rzeczy do zrobienia niż jesteśmy w stanie przerobić, lepiej więc samemu zrezygnować z czegoś mało ważnego niż pozwolić sobie na zawalenie czegoś ważnego.
Ale jeśli nie jesteś „zaawansowany w produktywności” i nigdy nie robiłeś takich list spraw, to te kilkanaście poświęconych minut jest świetnym startem do zbudowania własnego systemu. Wystarczy, że wybierzesz jakiś program do todo-list i spiszesz tam wszystkie zadania wcześniej zapisane na kartce. Nie przejmuj się początkowo kategoryzowaniem, labelkami itp. Po prostu spisz zadania w coś wygodniejszego niż kartka papieru i zacznij na tym pracować. Może chciałbyś dodać do jakiegoś zadania przypomnienie, może inne to tak naprawdę wydarzenie bardziej nadające się do kalendarza? Jeszcze inne może być częścią listy zakupów – stwórz więc taką i przenieś tam odpowiednie pozycje.
Spędź trochę czasu na porządkowaniu, ale nie próbuj robić wszystkiego idealnie, lepiej zacząć od czegoś prostego i potem to dostosowywać do swoich potrzeb. Mniej znaczy więcej.
Jeśli chodzi o program, to ja przez pierwsze 2-3 lata używałem do wszystkiego Evernote, dopiero po jakimś czasie, znając swoje potrzeby, rozszerzyłem gamę programów o kilka dodatkowych. Ale na początku proponuję zacząć od czegoś prostego, wybierz jedno narzędzie szybko i zacznij z niego korzystać, nie trać czasu na porównywanie. Najwyżej z czasem przeniesiesz się na inne.
Żeby Ci nieco uprościć polecę Ci jeden program – Microsoft To Do (dawniej Wunderlist). Jest darmowy, ma wersje na wszelkie systemy i posiada wszelkie potrzebne funkcjonalności. Nie zrażaj się producentem, program jest naprawdę dobry, nazwę zmienili dosłownie w przeciągu kilku dni 😉
Na koniec polecę Ci instrukcję w której opowiadam jak przystosować Evernote do zarządzania zadaniami, wybrać początkowe kategorie i jak zacząć z takieego systemu korzystać. Mimo, że instrukcja dotyczy Evernote to zawarte tam koncepty możesz wykorzystać w każdym programie.