Znasz zasadę dwóch minut? Jeśli nie, lub chcesz sobie przypomnieć zapraszam do poprzedniego wpisu o tym temacie: https://produktywny.ninja/zasada-dwoch-minut/
5 minut – wydaje się niewiele, za mało, żeby zrobić coś konkretnego. Ale czasem jest zupełnie wystarczające.
Zasada brzmi tak: jeśli coś może zająć Ci ok. 5 minut to zapisz to na swojej liście zadań i zajmij się tym w wolnym czasie. Np. między spotkaniami, kiedy mamy z 15-20 minut wolnego i nic większego na pewno w tym czasie nie zaczniemy (co najwyżej rozgrzebiemy). Albo przed wyjściem z pracy, kiedy nie opłaca się zaczynać nic nowego a mamy jeszcze czas na coś niedużego (chociaż tutaj może lepiej zaplanować sobie pracę na kolejny dzień?). A może czekasz w długiej kolejce? Zamiast się frustrować zrób coś produktywnego!
W takich sytuacjach przydaje się lista prostych, krótkich zadań które kiedyś musimy wykonać a nie wymagają od nas dużego zaangażowania, skupienia czy czasu. Może to być wykonanie telefonu, odpisanie lub napisanie maila, ustawienie spotkania z kimś, itp. Możesz też tam dodać przeglądnięcie todolisty w poszukiwaniu skończonych lub nieaktualnych zadań, sprzątanie maila czy zainstalowanie wreszcie tej aktualizacji systemu (chociaż to często zajmuje więcej niż 5 minut 😉).
Często nie są to kluczowe zadania, ale mogą być dobrym początkiem do czegoś większego (jak telefon czy ustawienie spota), czymś co popchnie sprawy chociaż trochę do przodu.
Mogą to być też nudne, powtarzalne zadania które po prostu trzeba zrobić, bo same wartości jako takiej nie mają, ale nie zrobienie ich może mieć poważne konsekwencje. Jak np. nieopłacenie faktury czy podatków…
Ja w tej kategorii zadań widzę wszystko, co powinno być zrobione, zajmuje niewiele czasu i można to zrobić nawet gdy nie mamy już siły na nic większego. Dlatego staram się mieć zawsze przygotowaną listę takich drobnostek i sukcesywnie wykreślać kolejne pozycje, gdy tylko znajdę te pare minut.
Możesz trzymać osobną kategorię w swojej todoliście, lub używać tagów dla utrzymania wielu kontekstów. Ważne, żeby takimi zadaniami nie zajmować się od razu jak tylko się pojawią, bo możemy wpaść przez to w bieżączkę. Lepiej poświęcić 30 sekund, zapisać je i wrócić do tego co robiliśmy, zanim zmiana kontekstu zacznie być kosztowna. Sam fakt zapisania tego, co akurat wpadło nam do głowy powinno wystarczyć, żeby się go pozbyć z głowy.
A samo zadanie wykonać, gdy nadarzy się okazja 🙂